3 tips die je vandaag nog kunt toepassen voor minder mailbox-stress

0

We brengen met z’n allen heel wat tijd door in onze mailbox. De gemiddelde persoon met een kantoorbaan is gedurende 28 procent van diens werktijd bezig met het lezen en beantwoorden van mails. In een 40-urige werkweek is dat maar liefst 11 uur. Het beheren van een mailbox kan behoorlijk wat stress met zich meebrengen. We geven je drie tips die je vandaag nog kunt toepassen voor minder mailbox-stress.

1. Communiceren via je e-mail handtekening
Je e-mail handtekening kun je gebruiken om je rustmomenten te communiceren naar anderen. De persoon met wie je samenwerkt weet op deze manier waar diegene aan toe is én het kan je helpen minder last te hebben van het gevoel dat je altijd bereikbaar moet zijn. Je hebt immers aangegeven wanneer je er wel en niet bent. Je kunt bijvoorbeeld je vakantieweken voor het komende jaar alvast in je handtekening zetten, onder een kopje “Afwezigheid 2021”. Dan weet de ontvanger wanneer er wel of niet een project, deadline of afspraak met je ingepland kan worden. Ook wordt de ontvanger dan niet midden in een project verrast met een out-of-office bericht. Als je iedere week één of meerdere e-mailvrije dagen wil inzetten kun je een zin toevoegen als: “Ik beantwoord mijn mail van maandag t/m donderdag.”

2. De mail-app van je telefoon verwijderen
Niets vervelender dan in een fijn privémoment gestoord worden door de melding van een werkmail. Zeker in de avonden en weekenden. Één e-mail met een vraag, probleem of klacht erin kan je meteen uit je relaxte weekendmodus halen. En dat is jammer, want het was waarschijnlijk ook prima geweest als je dit bericht op maandagochtend had gelezen. Het kan fijn zijn ervoor te kiezen mails niet onverwachts je leven binnen te laten stromen, maar er zelf voor te kiezen wanneer je deze bekijkt. Hier is een simpele oplossing voor: de mail-app van je telefoon af halen. Je kunt dan zelf een bewust moment kiezen waarop je mails gaat lezen en beantwoorden op je computer.

3. Mailsjablonen instellen via je handtekeningen
Ontvang je veel e-mails met dezelfde strekking en heb je soms het gevoel dat je keer op keer hetzelfde antwoord terug aan het typen bent? Dan is het een idee om gebruik te maken van mailsjablonen via handtekeningen. In een mailsysteem kun je meerdere handtekeningen aanmaken en iedere handtekening een eigen naam geven. Voor iedere vraag die regelmatig gesteld wordt kun je alvast een antwoord in een aparte handtekening klaarzetten. De volgende keer dat je een e-mail binnenkrijgt met zo’n vraag, hoef je alleen maar de handtekening met het juiste antwoord aan te klikken en de naam van de geadresseerde in de aanhef te zeten. Je kunt ook een e-mailsjabloon met standaard tekst aanmaken voor het verzenden van een factuur. Handig!

Hierboven zie je een voorbeeld van zo’n handtekeningsjabloon. Het is natuurlijk wel zo leuk om het in jouw eigen tone of voice te schrijven en op te leuken met een fotootje of logo.

Foto door Zen Chung.